Практическая работа Планирование рабочего времени в программе Microsoft Office Outlook. Отправка отчета о состоянии задачи. Установка или удаление оповещения для задачи

Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот ​

Производитель : Специалист
Курс научит эффективно использовать рабочее время, сократить ежедневную рутинную работу, автоматизировать и ускорить обмен информацией.
Организация собраний, работа с входящей и исходящей документацией больше не будут для Вас утомительной работой.
Цель курса :
Подготовка опытных пользователей с четким практическим пониманием того, как можно более эффективно использовать электронную почту, управлять своим временем, решать задачи и обрабатывать входящую информацию с использованием Microsoft Outlook.
По окончании курса Вы будете уметь :

• профессионально работать с электронной почтой, минимизировать время на создание сообщений путем использования подписей и шаблонов Outlook
• работать с вложениями, использовать возможности голосования по электронной почте, контролировать доставку и прочтение сообщений, устанавливать оповещения и отметки
• работать с большим потоком входящей корреспонденции: использовать правила для сообщений и папки поиска
• эффективно планировать свою деятельность, используя календарь, список задач, заметки, записи в дневнике
• планировать и контролировать работу коллектива, владея процедурами назначения задач и приглашений на собрания
• работать со списком контактных лиц, создавать, пополнять и использовать адресные книги
• эффективно обрабатывать большие объемы информации, используя средства поиска, сортировки, группировки, назначения категорий
• сохранять базу данных Outlook, выполнять архивацию данных, синхронизацию с мобильными устройствами
• осуществлять импорт данных из других программ в Microsoft Outlook
• использовать Outlook совместно с Microsoft Exchange Server, настраивать учетные записи для работы с электронной почтой Интернет
• знать отличия Outlook 2010/2007 от ранних версий, преимущества и недостатки различных версий, уметь без потерь переходить с одной версии программы на другую

SpoilerTarget">Спойлер: Программа курса

Центр компьютерного обучения «Специалист» при МГТУ им.Н.Э.Баумана.

Программа курса Microsoft Outlook 2013/2010/2007. Планирование деятельности и документооборот
Тема Ак. часов

Модуль 1. Обновленный интерфейс. Использование электронной почты для эффективного обмена информацией. Организация входящей информации.

• Первый запуск Microsoft Outlook 2013/2010/2007.
• Элементы окна программы. Новая область папок Outlook 2013. Работа с областью папок. Обзор основных отличий от ранних версий Outlook.
• Настройка папки по умолчанию при запуске Outlook
• Новая возможность Outlook 2013 – измените порядок отображения папок
• Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - Панель навигации
• Изменение содержимого панели навигации
• Использование электронной почты для эффективного обмена информацией
• Создание сообщения, ответ, пересылка, использование копии и скрытой копии сообщения, изменение формата сообщений
• Новая функция Outlook 2013 - Использование команд в списках сообщений
• Параметры отслеживания сообщений и голосования по электронной почте
  • Статистика опросов по электронной почте
  • планирование времени отправки сообщений
  • настройка переадресации ответов
  • Установка срока действия сообщения
  • Получение уведомлений о доставке и прочтении сообщений
• Новая возможность Outlook 2013 – быстрые действия с помощью команд в списках сообщений.
• Быстрые ответы с помощью встроенных ответов.
• Отметка сообщений к исполнению. Настройка напоминаний
• Работа с прикрепленными файлами
• Создание подписей
• Создание визитных карточек
  • Добавление электронной визитной карточки в подпись сообщений
• Создание и использование шаблонов сообщений
• Работа с адресными книгами. Добавление контактов в адресную книгу. Создание списков рассылки
• Организация входящей информации.
• Быстрые действия - автоматизируйте работу.
• Условное форматирование. Умейте выделить главное
• Использование области «Избранные папки»
• Управление сообщениями электронной почты с помощью правил, работа с Мастером правил
• Папки поиска. Использование. Создание пользовательских папок поиска
• Фильтр нежелательной почты

4
Модуль 2. Организация рационального планирования как фактор экономии времени. Персональная деятельность в Календаре. Технология постановки задач как инструмент управления временем. Использование дневника, заметок.

• Outlook как оптимальное решение в практическом планировании. Использование календаря
• Обновленный интерфейс
• Новый элемент интерфейса Outlook 2013 - панель прогноза погоды
• Работа с панелью прогноза погоды
• Настройка параметров календаря
  • изменение масштаба временной шкалы, изменение параметров рабочей недели
  • добавление, удаление и изменение часовых поясов
• Новая возможность Outlook 2013 – быстрый обзор календарных планов
• Создание разовых и повторяющихся встреч и событий. Установка оповещений
• Создание и работа с несколькими календарями
• Планирование собраний
• Процедура планирования собрания, приглашение участников
• Ответ на приглашение. Анализ ответов на приглашение
• Изменение информации о собрании после отправки приглашений, отмена собрания
• Работа с задачами
• Создание разовой и повторяющейся задачи. Отображение задач в календаре
• Обновление задачи, выполнение задачи
• Назначение задач
• Понятие назначения задачи и владения задачей
• Прием и отклонение задачи, переадресация поручения
• Контроль выполнения задач
• Рассылка отчета о состоянии задачи
• Настройте личную систему планирования. Успевайте выполнить главное
• Использование категорий для эффективного планирования. Организация встреч, задач в проекты.
• Создание пользовательских категорий.
• Жесткие и гибкие задачи, сортировка.
• Систематизация планирования с помощью пользовательских полей.
• Выбор и изменение представлений. Создание пользовательских представлений.
• Использование дневника
• Создание записей в дневнике
• Материализуйте мысли и идеи. Использование заметок
• Создание и редактирование заметок
• Пересылка заметок по электронной почте

4
Модуль 3. Работа с большими объемами информации. Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server. Контакты, адресная книга Outlook.

• Создание подпапок, перемещение элементов между папками, функция автосоздания элементов
• Назначение категорий, работа с главным списком категорий
• Практическое применение категорий: организация задач в проекты, личные и деловые контакты
• Сортировка, группировка, фильтрация
• Расширенный поиск элементов. Правила поиска. Эффективный поиск элементов.
• Настройка панелей инструментов и панели Outlook 2013/2010/2007
• Использование и настройка страницы "Outlook сегодня".
• Печать различных элементов, настройка параметров печати
• Преимущества использования Outlook 2013/2010/2007 совместно с Microsoft Exchange Server
• Использование “Заместителя” Автоответ на сообщения электронной почты
• Установка параметров отправки сообщений. Использование глобального списка адресов
• Совместное использование расписания, списка контактов, списка задач с помощью общих папок
• Настройка разрешений для общих папок
• Предоставление общего доступа к календарю Outlook 2013/2010/2007
• Открытие папок других пользователей
• Использование контактов. Новое представление Outlook 2013/2010 “Люди”
• Новая функция Outlook 2013 - Просматривайте сразу все данные о контакте
• Создание контакта. Заполнение стандартных полей. Использование информации о контакте. Создание пользовательских полей.
• Создание визитной карточки
• Пересылка контактов по электронной почте
• Использование папки «Контакты» в качестве адресной книги

4
Модуль 4. Резервное копирование информации. Импорт - экспорт данных. Электронная почта Интернет. Настройка учётных записей. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий

• Принципы хранения информации в Outlook 2013/2010/2007. Резервное копирование и перенос базы данных Outlook на другой компьютер
• Импорт – экспорт данных Outlook в другие программы пакета Microsoft Office
• Архивация информации в Outlook 2013/2010/2007
• Синхронизация Outlook с мобильными устройствами IPad, IPhone, Android, Windows Phone
• Возможности электронной почты Интернет. Общие принципы регистрации бесплатного адреса E-mail
• Понятие «Web – почта». Отличия от использования почтового клиента
• Настройка учетной записи Outlook 2013/2010/2007 для работы с электронной почтой Интернет
• Обзор отличий Outlook 2013/2010/2007 от предыдущих версий. Переход на Outlook 2013/2010/2007 с ранних версий
• Тестирование на сайте specialist.ru

4
Аудиторная нагрузка в классе с преподавателем 16 +8
бесплатно
Общая учебная нагрузка, включая консультации и самостоятельные занятия 72

Практическая работа № 2

ТемаурокаПрограмма Microsoft Office Outlook

Планирование рабочего времени

Цель урока

Научить планировать рабочее время с помощью программы Microsoft Office Outlook

Вводная часть

Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвящен­ному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществ­ ляется, зависит эффективность работы предприятия. В среде Outlook все мероприятия подразделяются на следующие группы, о ко­ торых вы уже знаете: встречи, собрания, события, задачи, а также телефонные звонки.

Встреча - это мероприятие, касающееся одного-двух лиц. Время встречи согласо­ вывается между ними и резервируется в календаре. Встреча не требует привлечения ресурсов: специального помещения, время на подготовку, материальных расходов. Встречей можно назвать и ежедневный доклад руководителю, и телефонный звонок, и прием посетителей. Важно то, что, как правило, это - небольшое дело, с точки зре­ ния затрат времени на подготовку; оно планируется на определенное время и являет­ ся односторонним (выполняется лично секретарем) или двусторонним (беседа двух человек). Хотя встреча и планируется на определенное время, ее всегда можно пере­ нести, если на данный момент возникнет другое, более важное мероприятие.

Собрание, в отличие от встречи, требует приглашения нескольких лиц и привле­ чения дополнительных ресурсов. Проведение собрания должно согласовываться со всеми участниками. Собрание имеет конкретную дату проведения, а также время начала и окончания. Собра­ ние требует подготовки, связанной с составлением плана проведения, выбором места и, конечно же, согласованием со всеми участниками.

Событие - это совокупность мероприятий, связанных с единым содержанием, про­ текающих в течение длительного времени. Событие предполагает составление плана мероприятий и отдельной подготовки каждого из них. Примеры событий: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Собы­ тия могут быть ежегодными, то есть происходить раз в году в определенный день (например, день рождения или годовщина какого-нибудь события), и обычными, то есть проходить однажды и длиться в течение одного или нескольких дней. Рас­ сылка приглашений на событие обусловливается его содержанием. Например, про­ ведение семинара связано с приглашением участников, а в день рожденья надо быть готовым к тому, что в течение всего дня будут звонить и приходить посетите­ ли, желающие поздравить вашего сотрудника. Если это день рождения партнера, то, возможно, вам придется не раз в течение дня позвонить ему, чтобы поздравить

Задача - это дело, которое надо выполнить к определенному сроку, связанное со значительными временными затратами. Текущие задачи сотрудник выполняет тогда, когда он не проводит встречи, со­брания, то есть условно можно сказать «свободен». Задачи, которые выполняет секретарь, - это составление и обработка документов, составление плана меро­ приятия, организационные работы и другие.

Для успешной работы необходимо научиться планировать свое рабочее время. В среде Outlook для планирования рабочего времени предназначена папка Кален­дарь

Задание 1. Работа с папкой Календарь

Познакомьтесь с интерфейсом папки Календарь.

Ход работы

Откройте папку Календарь

Найдите окно Ежедневника с отмеченной шкалой времени. Здесь вы можете за­писать встречи, собрания, события.

3. Измените цену деления шкалы времени.
Для этого:

щелкните правой кнопкой мыши в любом месте шкалы;

в контекстном меню выберите подходящий интервал времени от 5 до 60 минут.

Найдите «Календарь». С его помощью можно просмотреть мероприятия, запланированные на другие даты в текущем и следующих месяцах и годах. Красной рамкой выделена текущая дата. Перелистайте календарь на несколько месяцев вперед или назад. Посмотрите, нет ли дат, выделенных полужирным шрифтом.

Щелкните на какой-нибудь дате в календаре. Убедитесь, что Ежедневник от­крылся на указанной дате.

Форму представления Ежедневника можно изменить. На панели инструментов найдите кнопки День, Рабочая неделя, Неделя, Месяц. Поочередно щелкните на каждой кнопке и проследите, как изменится представление ежедневника.

Найдите в календаре Панель задач. Она имеет вид таблицы, в каждой строке которой записывается название и некоторые параметры задач.

Задание 2. Планирование встречи

Научитесь записывать в календарь встречи.

Ход работы

Откройте Ежедневник на текущей дате.

Запланируйте на ближайшее время «Обсудить с Капроновым Ю.И. план работ».

Для этого:

щелкните на шкале времени момент, расположенный не раньше, чем через полчаса от текущего времени;

запишите тему встречи;

нажмите Enter.

Встреча будет отмечена специальным значком оповещения. Программа автоматически за 15 минут до начала встречи выдаст звуковой сигнал, предупреждающий о приближении встречи.

Дождитесь звукового сигнала.

Измените длительность встречи.
Для этого:

наведите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу записи о встрече (указатель мыши изменит форму);

захватите и переместите границу встречи.

5. Создайте еще несколько встреч с разными темами на ближайшие дни, руководствуясь данными таблицы

Таблица Расписание на неделю
День недели Время Тема

Понедельник 9.00-9.30 Доклад директору

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам

Среда 16.30-17.00 Подписать документы

Четверг 10.00-12.00 Комитет по образованию

Задание 3. Изменение параметров встречи

При планировании встречи можно связать ее с контактом. Тогда информация о ней будет фиксироваться в сведениях о контакте. По этим сведениям всегда мож­но вспомнить, когда и какие встречи состоялись с контактом, чему они были по­священы. При планировании встречи вы можете указать параметры занятости. В программе Outlook предусмотрены следующие варианты

Занят Встреча не может быть перенесена на другое время, и вы не хотите,

чтобы вас беспокоили в это время

Свободен Вы можете перенести встречу на другое время, если возникнет

более неотложное дело

Под вопросом Вы не уверены, что встреча вообще состоится

Нет на работе Встреча проходит в другом месте

Особенно важно указывать параметры занятости, если вы работаете в группе и сообщаете по сети свои планы другим участникам. Ваши параметры занятости помогут им планировать свое рабочее время.

Научитесь связывать встречу с контактом, с документом, устанавливать и отме­нять оповещение, устанавливать параметры занятости.

Ход работы

Откройте окно параметров встречи двойным щелчком на теме или на пустой
строке в ежедневнике

Рассмотрите вкладку Встреча.

Выполните следующие действия:

измените тему встречи;

укажите место встречи;

отключите флажок оповещения;

установите параметры занятости: занят, свободен, под вопросом, пет на работе.

Свяжите встречу с контактом. Для этого щелкните на кнопке Контакты в ниж­ней части диалогового окна и в открывшемся списке контактов выберите имя контактного лица, с которым запланирована встреча.

Задание 4. Заметки и вложения

Обычно при встрече обсуждаются какие-то деловые вопросы. Вы можете в окне встречи сделать заметки, примечания, какие вопросы предполагается обсудить, предложения по обсуждаемым темам и прочее. Если к встрече готовится доку­мент, то его можно либо напрямую вставить в окно встречи, либо связать с ней.

Научитесь делать заметки и вложения к встрече.

Ход работы

Откройте окно встречи

В текстовом поле для заметок к встрече запишите текст: «Обсудить сроки ра­боты, количество участников и круг их вопросов».

Прикрепите к встрече созданный и сохраненный на компьютере файл.
Для этого:

щелкните на кнопке Добавить файл (или меню Вставка Файл);

в окне обзора найдите нужный файл и щелкните на кнопке Вставить (значок файла появится в окне).

4. Вы можете также вставить содержимое файла.
Для этого:

выберите в меню Вставка пункт Объект;

в диалоговом окне установите переключатель Создать из файла;

щелкните на кнопке Обзор и в диалоговом окне выберите имя файла;

закройте диалоговые окна щелчком на кнопке ОК и убедитесь, что содержи­мое файла появилось в поле заметок.

Задание 5. Планирование повторяющихся встреч

В работе секретаря есть встречи, которые периодически повторяются. Например, доклад директору производится в начале каждого рабочего дня, подписание до­ кументов - в конце рабочего дня, раз в неделю проводятся совещания, посвящен­ ные планированию предстоящей работы и отчету о проделанной работе. Все перечисленные виды встреч можно отметить в календаре как повторяющие ся. В этом случае они автоматически будут записаны на запланированные дни.

Научитесь создавать повторяющуюся встречу.

Ход работы

1. Создайте в календаре несколько встреч, которым затем будет присвоен признак повторения

День недели Время Тема Признак повторения

Понедельник 9.00-9.30 Просмотр почты ежедневно

Понедельник 9.30-10.00 Доклад директору ежедневно

Понедельник 16.30-17.00 Подписание документов ежедневно

Понедельник 10.00-11.00 Планерка каждую неделю

Вторник 13.00-14.30 Прием по личным вопросам каждую неделю

Пятница 16.00-17.00 Итоги работы каждую неделю

2 Задайте признак повторения для встречи.

Для этого:

двойным щелчком откройте окно встречи;

на панели инструментов щелкните на кнопке Повторение

в диалоговом окне Повторение встречи установите необходимые параметры повторения;

закройте окно встречи и найдите в календаре другие даты, на которые авто­матически будет записана повторяющаяся встреча.

Задание 6. Планирование собраний и событий

Собрание предполагает приглашение нескольких участников. Программная сре­да Outlook позволяет выбрать участников из пайки Контакты и автоматически послать им приглашения. Этот вид работы напрямую связан с возможностью групповой работы в сети. Событие - это мероприятие на весь день.

Научитесь назначать собрание и событие.

Примечание:

Если вы работаете в сети, то приглашения будут автоматически посланы по указанным в папке Контакты адресам

Ход работы

Откройте повторяющуюся встречу Планерка

Щелкните на вкладке Доступность участников. При переходе на эту вкладку встре­ча автоматически преобразуется в собрание.

Для выбора участников и отправки им приглашений щелкните на кнопке Дру­гие. Откроется адресная книга.

Выберите участников собрания.

5. В сформированном списке щелкните на значке отправки приглашения рядом с каж­дым участником и выберите пункт отправлять или не отправлять приглашения.

6. При формировании папки Контакты все даты рождений и годовщин автоматиче­ски записываются в ежедневник на соответствующие дни как события. Такая запись в нужный день напомнит вам о необходимости поздравить партнера, что является признаком учтивости в деловом общении. Событие указывается в за­головочной части листа ежедневника. Просмотрите ежедневник и убедитесь, что в дни рождений ваших сотрудников и партнеров внесена соответствующая запись

7 Создайте событие на весь день Семинар менеджеров.

Для этого:

двойным щелчком откройте новую встречу;

установите флажок Целый день;

задайте остальные параметры встречи: тему, место, дату, время, участников.

Задание 7. Создание задачи

В окне папки Календарь расположена Панель задач. Задача, в отличие от встречи, не имеет конкретной даты и времени выполнения. Она имеет лишь опре­деленную дату начала и срок выполнения. Задачи хранятся в отдельной папке с од­ноименным названием. Панель задач в календаре связана с папкой Задачи

Вы можете установить следующие параметры задачи:

указать тему задачи;

назначить дату начала и срок исполнения;

отслеживать стадии завершенности: не началась, выполняется, завершена, отложена, в ожидании;

указывать процент исполнения задачи;

поручить задачу другому исполнителю и контролировать исполнение;

связать задачу с контактом;

прикрепить файл или записать заметки;

изменить представление сведений о задаче в окне.

Многие из этих параметров аналогичны параметрам встречи.

Научитесь создавать задачи и задавать их параметры.

Ход работы

Рассмотрите представление информации о задачах в папке Календарь и в папке Задачи Они во многом совпадают.

Перейдите в папку Задачи.

Для создания задачи щелкните на строке с надписью «Щелчок добавит элемент (Задача)».

Таким способом вы можете задать тему, срок исполнения и еще не­которые параметры задачи. Запишите тему «Приказ об утверждении графика отпусков» и укажите срок исполнения в раскрывающемся календарике, затем нажмите Enter .

Чтобы ввести подробные сведения о задаче, двойным щелчком откройте окно
параметров задачи.

Введите дату начала, состояние, процент завершенности задачи. Установите флажок оповещения.

Прикрепите к задаче файл с приказом.

Создайте еще несколько задач на ближайшие 5 дней:

собрать сведения об отпусках;

составить план проведения семинара;

составить список участников семинара;

разослать телефонограммы участникам семинара.

Задание 8. Поручение задачи другому лицу и контроль исполнения

Секретарь не только самостоятельно выполняет задания директора, но и может по его указанию поручить выполнение задачи другому сотруднику и осуществ­лять контроль исполнения.

Программная среда Outlook позволяет поручить задачу любому лицу из папки Контакты. При поручении задачи она автоматически пересылается по сети сотруд­ нику, который становится владельцем задачи. Порученная задача хранится в пап­ ке секретаря, который таким образом имеет возможность контролировать ход ее выполнения.

Научитесь поручать задачи другим лицам.

Ход работы

1. Откройте окно задачи «Разослать телефонограммы участникам семинара»

   На панели инструментов щелкните на кнопке Назначить задачу.

   Появится строка Кому...

   Щелкните на кнопке Кому... Откроется окно получателя поручения

   Выделите щелчком нужный контакт и перенесите его в список получателей
   сообщения щелчком на кнопке Кому...

   Закройте окно и убедитесь, что в строке Кому... указан выбранный контакт.

   Закройте окно задачи. Программа Outlook немедленно приступит к пересыл­ке задачи. После того, как вы поручили задачу другому человеку, вы перестае­те быть ее хозяином, то есть не можете изменять ее параметры. Вам остается только контролировать выполнение задачи.

   Просмотрите в папке Задачи, как изменился значок задачи. Новый значок означает, что задача поручена другому лицу. Задачи в папке группируются по ответственным за выполнение

   Создайте еще несколько задач и поручите их разным лицам из папки Контакты.

Задание 9. Изменение представления сведений о задаче

Сведения о задаче представлены в виде таблицы. Заголовки столбцов указывают на отображаемые параметры задачи. Программная среда позволяет изменить представление информации о задаче. Для этого используется пункт Текущее пред­ставление из меню Вид. Если вас по каким-либо причинам не устраивают представ­ления, предлагаемые программой, вы можете сами установить любое количество столбцов в таблице, способы группировки и сортировки задач.

Научитесь использовать представления информации о задаче, предлагаемые программой, а также изменять количество столбцов в таблице.

Ход работы

Откройте папку Задачи.

В меню Вид выберите пункт Текущее представление и из дополнительного меню один из видов представления.

Просмотрите, как изменилось представление задачи.

Примените другие виды представления.

Щелкните правой кнопкой мыши на строке заголовков.

В контекстном меню выберите пункт Изменить текущее представление. Откроет­ся окно сведений о представлении

Просмотрите содержимое кнопок. Изменяйте представление, используя диа­логовые окна кнопок.

Задание 10. Создание заметки

Заметка - это небольшая записка на память. Текст заметки может быть самым разнообразным: мысль, которую не хочется забыть; напоминание о чем-либо себе или другому сотруднику; свежий анекдот, который при случае можно рассказать партнеру; цитата и многое другое. В некомпьютеризованном офисе иногда можно видеть такую картину. Повсю­ ду - на столе, на телефоне, на стене, на стекле окна, на письменном приборе - расклеены маленькие листочки с какими-то записями. Это заметки. Согласитесь, что такой офис может дать постороннему человеку представление о сильной за­ нятости сотрудников, однако, очень уж небрежно выглядит. Заметки в программной среде Outlook - это электронный аналог бумажного блок­нота с отрывными листками. Заметки используются для записи вопросов, напоми­ наний и многого другого, что обычно записывается в бумажный блокнот. Кроме того, в заметках удобно хранить сведения, которые могут понадобиться позднее, напри­ мер, указания или текст, который можно вставить в другие элементы или документы. Программная среда Outlook имеет специальную папку, в которой можно создать и сохранить заметку и при случае воспользоваться ею. Помимо этих основных возможностей можно: связать заметку с контактом; присвоить ей категорию; отправить по почте; напечатать; изменить представление заметки. Как видим, с заметкой можно производить действия, аналогичные действиям с другими элементами.

Можно работать, оставив заметки открытыми на экране. Внесенные в заметку изме­нения сохраняются автоматически. Тогда у вас экран будет заполнен заметками.

Научитесь создавать заметку и работать с ней.

Ход работы

Откройте папку Заметки.

Щелкните на кнопке Создать. Откроется окно заметки желтого цвета

Запишите в окне текст заметки.

Закройте заметку. Она в виде значка появится на рабочем поле папки

Свяжите заметку с контактом.
Для этого:

двойным щелчком на значке откройте заметку;

откройте скрытое меню заметки;

выберите пункт Контакты;

в открывшемся списке контактов выберите нужного человека.

1. При связи заметки с контактом информация об этом отражается на вкладке Действия контакта. Откройте в папке Контакты карточку лица, с которым вы свя­зали заметку.

   Перейдите на вкладку Действия и среди прочих действий найдите упоминание
   о заметке.

   Изучите другие возможности меню заметки. Среди прочих вы найдете команду Переслать. При выполнении команды открывается стандартное окно сообщения электронной почты.

Контрольные вопросы

Чем отличаются понятия встреча, собрание, событие, задача?

Для чего предназначена папка Дневник в программе Outlook ?

Как выделяется в календаре текущая дата?

Как связать запланированную встречу с контактом?

Как вставить документ в окно встречи?

Аннотация: В лекции рассмотрено использование Microsoft Outlook при планировании деятельности. Дано представление о задачах Microsoft Outlook, их создании и обновлении. Подробно описаны процедуры планирования встреч и событий. Показаны способы работы и настройки календаря Microsoft Outlook. Рассмотрены возможности использования заметок Microsoft Outlook.

Планирование задач

О задачах

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Создание задачи

Для планирования задач необходимо запустить Microsoft Outlook и перейти к области (модулю) Задачи (рис. 33.1).

Рис. 33.1. Окно Microsoft Outlook, область "Задачи"

Название (тему) задачи можно ввести непосредственно в списке задач (там, где написано Щелчок добавит элемент ), но лучше нажать кнопку Создать панели инструментов и ввести название задачи, а также настроить ее параметры в специальном окне задачи (рис. 33.2).

Рис. 33.2.

Во вкладке Задача в поле Тема следует ввести название задачи, которое потом будет отображаться в списке задач.

В полях Срок и Дата начала необходимо ввести или выбрать дату планового окончания задачи и дату начала работ соответственно.

В поле Состояние можно выбрать состояние выполнения задачи (Не началась , Выполняется , Отложена и т.д.). В счетчике Готово можно указать процент готовности задачи на момент начала ее выполнения.

В основном поле окна задачи можно ввести с клавиатуры дополнительный поясняющий текст. Этот текст не будет отображаться непосредственно в списке задач. Туда же можно добавить файлы, которые могут понадобиться при выполнении задачи. Для добавления файла к задаче нажмите кнопку Добавить файл панели инструментов или выполните команду Вставка/Файл . В окне Вставка файла (рис. 33.3) перейдите в папку с нужным файлом и дважды щелкните мышью по значку вставляемого файла.

Рис. 33.3.

По окончании настройки параметров задачи нажмите кнопку Сохранить и закрыть панели инструментов (рис. 33.4).

Рис. 33.4.

После сохранения задача будет отображена в списке задач (

Частью повседневной работы секретаря является планирование встреч шефа, их отмена и организация личного времени руководителя. Советы по оптимизации этой работы с помощью MS Outlook вы найдете в настоящей статье.

Из статьи вы узнаете:

Как использовать MS Outlook для планирования задач руководителя

Ваш рабочий день включает жесткие встречи, которые назначены на определенное время - совещания , переговоры и гибкие задачи, которые не привязаны ко времени. Например: подписать заявление на отпуск, отправить письмо или отчет. Чаще всего у вас в расписании могут встречаться гибкие задачи. Разделить их по категориям и важности можно в модуле «Задачи» в Outlook. Отслеживать этапы выполнения разных мероприятий поможет пользовательское представление в модуле «Календарь».

Как создать список задач по категориям

Чтобы эффективно планировать задачи, нужно:

• разделить задачи на смысловые группы, в которых они будут сгруппированы по определенному признаку;
• создать задачи и присвоить им категории на основе смысловых групп;
• настроить последовательность задач в удобном для вас виде и выделить важные.

Как все это сделать?

Шаг № 1.

Определите смысловые группы задач.

Ваши задачи будут представлены не сплошным перечнем, а группами по определенному признаку:

• «Руководитель». К этой группе относятся задачи, которые связаны с вашим начальником. Например, подписать заявление на отпуск .
• «Проекты». Если в проекте, которым вы руководите или в котором участвуете, больше 15–20 пунктов, соберите их в отдельную смысловую группу. Например, организация переезда офиса - это полноценный проект.
• «Филиалы». Создайте такую группу, если в вашей организации есть филиалы и ваш руководитель с ними взаимодействует. Например, запросить отчеты за месяц или уточнить график приезда руководителей филиалов.

Шаг № 2.

Создайте задачи и присвойте им категории на основе смысловых групп. Откройте модуль «Задачи» через нижнее меню. На вкладке «Главная» нажмите кнопку «Создать задачу». Откроется окно добавления пункта. Укажите в поле «Тема» ее название. Установите дату в поле «Дата выполнения», если у задания есть точный срок исполнения. По необходимости укажите дату в поле «Напоминание», чтобы Outlook заранее напомнил вам о сроке выполнения.

Теперь создайте категории на основе смысловых групп. В любой момент вы можете открыть нужную категорию и увидеть все задачи, которые к ней относятся. Нажмите кнопку «Выбрать категорию» в верхней части окна задачи, затем «Все категории». По умолчанию категории планирование в outlook и тайм менеджмент в outlook названы по цветам - желтая, зеленая, красная. Если вам не хватает категорий, добавьте новые - для этого нажмите кнопку «Создать».

В деятельности помощника есть задания без четкого срока исполнения. Их нельзя отнести к определенной смысловой группе. Присвойте таким делам особые категории «1-День» и «1-Неделя», чтобы не забыть выполнить их в течение дня и недели соответственно. Обязательно используйте цифры в начале названия, чтобы эти задания стояли выше остальных. Иначе планирование в outlook и календарь ms outlook использует алфавитный порядок и искать эти пункты вам будет сложнее. Названия остальных смысловых групп, которые вы определили в шаге 1, пишите с цифры 2 - «2-Руководитель», «2-Проекты», «2-Филиалы» и т. д.

Не забывайте каждый день просматривать категорию «1-Неделя» и выбирать поручения, которые необходимо выполнить сегодня. Если такие поручения есть, перенесите их в категорию «1-День».

Шаг № 3.

Настройте пользовательское представление для группировки задач по категориям. Чтобы задания стояли в списке не вперемешку, а каждое в своей категории, настройте пользовательское представление. Пользовательское представление - это возможность представить список дел именно так, как удобно пользователю.

На вкладке «Главная» в верхнем меню «Текущее представление» выберите «Список дел». Затем перейдите на вкладку «Вид» и нажмите кнопку «Настройка представления». В появившемся окне «Дополнительные параметры представления» нажмите на кнопку «Группировка». Снимите галочку «Автоматически группировать по схеме упорядочения». В поле «Группировать элементы по полю» выберите «Категории». В правом нижнем углу в строке «Развернуть/свернуть группы» выберите пункт «Как при последнем просмотре» (рис. 1). Дважды нажмите «ОК». Ваши дела сгруппируются по категориям и по срокам исполнения (рис. 2).

Рис. 1. Окно настройки группировки задач

Изменить важность конкретного задания можно прямо из их списка. Выберите нужный пункт в списке, откройте вкладку «Главная» и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака.

Шаг № 4.

Выделите главные задачи в списке. Один из принципов тайм-менеджмента - правильно расставить приоритеты и выделить главные задачи, чтобы заняться ими в первую очередь. Настроим список дел так, чтобы срочные и важные дела выделялись красным цветом и всегда были в начале списка.

Откройте модуль «Задачи». На вкладке «Вид» в группе «Текущее представление» нажмите кнопку «Настройка представления». Откроется окно «Дополнительные параметры представления». Нажмите кнопку «Условное форматирование». Теперь настроим свойства правила, по которому Outlook будет выделять красным цветом срочные и важные дела. Нажмите кнопку «Добавить». В поле «Название» укажите имя правила, например «Важное - красным». Щелкните кнопку «Шрифт» и выберите красный жирный шрифт (рис. 3).

Рис. 3. Окно настройки условного форматирования списка задач

Задайте условие для этого правила - высокая важность задания. Для этого в окне «Условное форматирование» нажмите кнопку «Условие» - откроется окно «Отбор». Перейдите на вкладку «Другие условия». Установите галочку «Важность элементов» и в списке выберите «Высокая». Нажмите «ОК», затем в окне «Условное форматирование». Не закрывайте окно «Дополнительные параметры представления».

Настройте список дела так, чтобы дела с высокой важностью были в начале. В окне «Дополнительные параметры представления» нажмите кнопку «Сортировка» - откроется окно «Сортировка» (рис. 4). В строке «Сортировать элементы по полю» выберите «Важность» и установите флажок «По убыванию». В строке «Затем по полю» выберите «Тема» и установите флажок «По возрастанию». Нажмите «ОК». На экране появится вопрос «Поле “Важность”, по которому должна выполняться сортировка, не показано в представлении. Показать его?» - нажмите «Да».

Рис. 4. Окно настройки сортировки задач

Проверьте, правильно ли вы задали параметры. Установите для одной из задач высокую важность - откройте ее двойным щелчком и в группе «Теги» кликните по значку восклицательного знака. Если пункт загорелся красным цветом, значит, настройки выполнены верно.

Как настроить пользовательское представление в календаре

Чтобы не записывать в ежедневнике все, что нужно сделать на разных этапах подготовки к мероприятию и не составлять длинные списки дел, внесите их в Outlook . Здесь вы можете настроить пользовательские поля в модуле «Календарь». Настроим пользовательское представление - интерфейс, в котором удобно просматривать многоэтапные задания по подготовке мероприятий.

Шаг № 1.

Выделите этапы подготовки к мероприятию. Подготовка переговоров включает следующие этапы: бронирование переговорной, отправка приглашений участникам переговоров, заказ пропусков участникам, печать раздаточных материалов, проверка технического оснащения помещения.

Шаг № 2.

Настройте табличное представление календаря. Для планирования встреч в Outlook мы пользуемся представлением «День/неделя/месяц», которое выглядит как разворот ежедневника. Однако для подготовки переговоров удобнее пользоваться форматом таблицы, где все этапы отмечаются в столбцах.

Перейдите в модуль «Календарь» и выберите на панели инструментов вкладку «Вид». Щелкните кнопку «Изменить представление», затем «Управление представлениями». В появившемся окне «Управление всеми представлениями» нажмите «Создать». Откроется окно «Новое представление». В поле «Имя представления» укажите название представления - например «Подготовка к переговорам». Выберите тип «Таблица» и нажмите «ОК». Появится таблица, в которую вы добавите свои столбцы.

Названия полей могут быть не видны полностью из-за ограниченной ширины экрана. Поэтому начинайте названия столбцов с самых важных слов: например, «Помещение - забронировать», «Пропуска - заказать» и т. д.

Шаг № 3.

Отберите все события со словом «Переговоры» . В открывшемся окне нажмите кнопку «Фильтр». Введите слово «Переговоры» в поле «Искать текст». Место поиска ограничьте полем «Тема». Нажимайте «ОК», пока не закроются все окна.

Теперь, чтобы отобрать все встречи, которые относятся к переговорам и требуют специальной подготовки, в меню «Текущее представление» на панели инструментов выберите новое представление «Подготовка к переговорам».

Шаг № 4.

Настройте пользовательские поля и добавьте их в таблицу. На шаге 2 вы создали пользовательское представление в виде таблицы - она пока пустая. Теперь нужно добавить в нее этапы подготовки переговоров. Каждый этап будет расположен в отдельном пользовательском поле - столбце таблицы, который вы добавите сами. В этих полях вы будете отмечать, как проходит подготовка к переговорам. В строках таблицы будут расположены переговоры и другие мероприятия. Outlook позволяет создавать поля нескольких типов: «Да/Нет», «Текст», «Число» и др. Эти три поля и нужны для контроля подготовки переговоров.

Дополнительную информацию по созданию задачи в календаре outlook и формированию списка задач и списка задач в outlook «Долой ежедневники! Какие программы помогут секретарю спланировать рабочий день руководителя »

Чтобы настроить и добавить столбцы, кликните правой кнопкой мыши по заголовку любого столбца и щелкните по пункту «Выбрать поля». Нажмите кнопку «Создать» - откроется окно «Новый столбец». Очевидно, что для отметки факта бронирования переговорной достаточно типа поля «Да/Нет». Поэтому введите имя столбца: «Помещение - забронировать». Выберите из выпадающего списка тип поля «Да/Нет». Формат поля оставьте «Значок». Нажмите «ОК».

Вы вернетесь в окно «Выбор полей». В списке «Поля пользователя в папке» появится созданное поле. Перетащите его мышкой в таблицу на панель названий столбцов, справа от поля «Конец». Теперь, чтобы обозначить, что для переговоров забронировано помещение, кликните в соответствующем столбце на строке конкретного мероприятия. Данный этап будет отмечен галочкой.

Аналогично создайте и перетащите в таблицу все необходимые поля. К примеру, для подготовки переговоров понадобятся следующие столбцы: «Начало», «Конец», «Помещение - забронировать», «Кол-во участников», «Приглашения - отправить», «Раздатки и доп. материалы» (рис. 5).

Для столбцов «Помещение - забронировать» и «Приглашения - отправить» выберите тип поля «Да/Нет».

Для столбца «Кол-во участников» выберите тип поля «Число», так как речь идет о количестве.

Для столбца «Раздатки и доп. материалы» выберите тип поля «Текст» - в него удобно вписывать материалы, которые необходимо подготовить или распечатать.

Задачей называется поручение личного или служебного характера, выполнение которого можно проследить. Задача может быть разовой или повторяющейся. Повторение задачи происходит с равными интервалами или в зависимости от даты ее выполнения. Например, задачей является отправка руководителю отчета в последнюю пятницу каждого месяца или визит в парикмахерскую через месяц после предыдущей стрижки.

Поручения

Помимо личных задач могут создаваться задачи, поручаемые другим пользователям. Чтобы поручить задачу, отправьте поручение. Пользователь, получивший поручение, становится временным владельцем задачи. Он может принять, отклонить или перепоручить задачу кому-либо другому. В случае отклонения задача возвращается пользователю, поручившему ее. Чтобы вернуть права владельца задачи, ее необходимо вернуть в список задач. Если задача принята, пользователь, принявший ее, становится постоянным владельцем. Если он перепоручает задачу, ее владельцем становится пользователь, которому она перепоручена.

Только владелец может изменять задачу. При обновлении задачи владельцем в Microsoft Outlook обновляются все копии задачи: копия пользователя, отправившего первое поручение, а также копии всех предыдущих владельцев. После завершения задачи владельцем пользователю, поручившему задачу первым, всем предыдущим ее владельцам и всем, кто запросил отчет, отправляется отчет о состоянии.

Если задача назначена одновременно нескольким пользователям, хранение в списке задач ее обновляемой копии становится невозможным. Чтобы назначить один проект нескольким пользователям и при этом следить за ходом его выполнения, разбейте работу на ряд задач и назначьте их по отдельности. Например, чтобы поручить составление отчета трем сотрудникам, создайте три задачи с именами «Отчет: составитель 1», «Отчет: составитель 2» и «Отчет: составитель 3». Начнем создание задачи с нуля.

1. Укажите в меню Файл на команду Создать и выберите команду Задача.
2. В поле «Тема» введите имя задачи.
3. Введите в других полях на вкладках Задача и Подробно сведения, которые требуется записать для этой задачи.
4. Чтобы сделать задачу повторяющейся, нажмите кнопку «Повторение», выберите частоту повторения задачи (ежедневно, еженедельно, ежемесячно или ежегодно) и выполните одно из следующих действий:
   • задание повторения задачи через равные интервалы – задайте параметры частоты повторения. Для повторения задачи через равные интервалы не устанавливайте переключатель Ставить новую задачу через;
   • задание повторения задачи на основе даты завершения – установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле значение частоты повторения.
5. При необходимости задайте для задачи даты начала и окончания.
6. Нажмите кнопку «OK», затем кнопку «Сохранить и закрыть».

Для создания задачи на основе существующей задачи выполните следующие действия.

1. В списке задач выберите задачу, которую требуется скопировать.
2. В меню Правка выберите команду Копировать. Если команда Копировать недоступна, щелкните галочку в столбце Задачи и повторите попытку.
3. В меню Правка выберите команду Вставить.
4. При необходимости откройте задачу и измените ее параметры.

Переименование задачи

В списке задач (он отображается в папке «Задачи» и на панели задач в календаре) щелкните имя задачи, которое требуется изменить. Наберите новое имя и нажмите клавишу «Enter». Если задача является повторяющейся, в ее завершенных копиях сохранится прежнее имя.

Изменение состояния задачи и процента завершения

Откройте задачу, для которой требуется изменить состояние или процент завершения. Введите необходимые сведения в полях «Состояние» и «Готово, %». Преобразование задачи в частную Откройте задачу, которую требуется сделать невидимой для других пользователей. Установите в правом нижнем углу флажок Частное.

Пометка задачи как завершенной

Откройте задачу, которую требуется пометить как завершенную, и в поле «Готово, %» введите 100%. Если поле «Завершена» отображается в списке задач (как флажок в заголовке столбца), то чтобы пометить задачу как завершенную достаточно установить флажок в этом поле. Если в списке задач отображается поле «Состояние», выберите в списке Значение «Завершена».

Изменение порядка отображения задач

• Сортировка всех задач в списке
  1. В разделе Задачи отсортируйте список.
  2. В меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  3. Нажмите кнопку «Сортировка».
  4. В группе «Сортировать элементы по полю» выберите поле, по которому должна производиться сортировка. Если необходимого поля нет в группе «Сортировать элементы по полю», выберите другой набор полей в списке «Поля для сортировки». (Если сортировка производится по тому же полю, что и группировка, будут отсортированы заголовки групп, а не элементы внутри групп. Для сортировки содержимого группы выберите в списке Сортировать элементы по полю поле, отличное от выбранного в списке Группировать элементы по полю.)
  5. Выберите порядок сортировки «По возрастанию» или «По убыванию».
  6. Для сортировки по дополнительному полю выберите его в списке Затем по полю. В табличном представлении для сортировки по столбцу достаточно щелкнуть заголовок столбца.
• Перемещение отдельных задач вверх или вниз по списку задач
  1. В разделе Задачи в меню Вид выберите последовательно команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем команду Изменить текущее представление.
  2. Нажмите последовательно кнопки «Группировка», «Очистить все», а затем кнопку «OK».
  3. Нажмите последовательно кнопки «Сортировка», «Очистить все», затем кнопку «OK».
  4. Перетащите задачу вверх или вниз в списке задач, ориентируясь по направляющей.
  5. Чтобы сохранить этот порядок для использования по умолчанию, выберите в меню Действия команду Сохранить порядок задач. Неотсортированные и несгруппированные задачи можно перемещать вверх и вниз в списке задач в календаре.
• Назначение важности задач
  1. Чтобы отсортировать задачи по важности, необходимо указать важность каждой задачи. По умолчанию задачи имеют обычный уровень важности. Он может быть изменен на низкий или высокий.
  2. Откройте задачу, степень важности которой требуется изменить.
  3. В списке Важность щелкните соответствующую степень важности.
  4. После завершения назначения важности вернитесь в список задач и отсортируйте его по важности с помощью первой процедуры, описанной в этом разделе.

Запись затраченного времени для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются планируемые и реальные затраты времени.
2. Откройте вкладку Подробно.
3. Введите планируемые временные затраты в поле «Объем работ» и реальные временные затраты в поле «Реально затрачено».

Планирование в календаре времени завершения задачи

1. Перетащите задачу, для которой необходимо запланировать время, из папки «Задачи» на кнопку «Календарь» в области переходов.
2. На вкладке Встреча выберите необходимые параметры.

Отправка отчета о состоянии задачи

1. Откройте задачу, о состоянии которой требуется отправить отчет.
2. Выберите в меню Действия команду Отправить отчет о состоянии задачи.
3. Введите имена адресатов в полях «Кому», «Копия» и «СК».
4. Если задача назначена вам, в эти поля автоматически будут внесены имена членов списка обновления.
5. Нажмите кнопку «Отправить».

Установка или удаление оповещения для задачи

• Установка или удаление напоминания для отдельной задачи
  1. Откройте задачу, для которой требуется установить или удалить оповещение.
  2. Установите или снимите флажок Оповещение. При установке оповещения также могут быть заданы дата и время.
  3. Если оповещение включено, но время для него не задано, используется время оповещения по умолчанию. Чтобы задать время оповещения, используемое по умолчанию, Выберите время в поле «Время оповещения».
• Установка или удаление оповещений для всех новых задач с заданным сроком
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Установите или снимите флажок Установить оповещение о сроках. При поручении задачи с оповещением другому пользователю оповещение отключается, чтобы пользователь, которому поручена задача, мог установить оповещение сам.

Установка срока и даты начала задачи

1. Откройте задачу, для которой устанавливаются даты начала и завершения.
2. Введите в поле «Срок» дату завершения работы над задачей.
3. Введите в поле «Дата» начала дату начала работы над задачей.
4. Чтобы сбросить дату начала, не изменяя дату завершения, введите значение «Нет» в поле «Дата начала» и нажмите клавишу «Enter». Затем снова щелкните поле «Дата начала» и введите новую дату начала.

Если в качестве даты завершения устанавливается дата, не соответствующая обычному шаблону повторения этой задачи (например, заданная дата приходится на пятницу, а задача повторяется каждый четверг), в списке задач появится новая задача, представляющая исключение. Новая задача не будет повторяться в отличие от начальной, которая будет повторяться, как предписано.

Преобразование сообщения в задачу

1. В области переходов перетащите сообщение, которое требуется преобразовать, на кнопку «Задачи».
2. Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.

Принятие или отклонение назначения задачи

1. Откройте задачу или поручение.
2. Нажмите кнопку «Принять» или «Отклонить».
3. Установите переключатель Изменить ответ перед отправкой (введите комментарии к сообщению и нажмите кнопку «Отправить») или «Отправить ответ сейчас».

Назначение задачи другому пользователю

• Первое назначение задачи
  1. Чтобы создать новую задачу, выберите в меню Файл команду Создать, а затем – команду Поручение. Чтобы назначить существующую задачу, откройте ее в списке задач и нажмите кнопку «Назначить задачу».
  2. Чтобы выбрать имя из списка, нажмите кнопку «Кому».
  3. В новой задаче введите имя в поле «Тема». (В существующей задаче поле «Тема» уже заполнено.)
  4. Выберите срок исполнения и необходимые параметры состояния.
  5. Чтобы сделать задачу повторяющейся, выберите в меню Действия команду Повторение, установите необходимые параметры и нажмите кнопку «OK».
  6. Введите в текстовом поле задачи необходимые указания и сведения о задаче.
  7. Нажмите кнопку «Отправить». При назначении повторяющейся задачи ее копия сохранится в списке задач, но не будет обновляться. Если установлен флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи, отчет будет приходить после завершения каждого вхождения задачи.
• Переназначение задачи после отклонения поручения получателем
  1. Откройте отклоненную задачу в списке задач.
  2. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  3. Нажмите кнопку «Отправить».
• Переназначение порученной вам задачи
  1. Откройте сообщение, которое содержит поручение.
  2. Выберите в меню Действия команду Назначить задачу.
  3. В поле «Кому» введите имя лица, которому требуется назначить задачу.
  4. Установите или снимите флажок Держать обновленную копию этой задачи в списке задач и флажок Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи.
  5. Нажмите кнопку «Отправить».

Отправка примечаний к назначенной задаче

1. Откройте назначенную задачу, примечания к которой требуется отправить.
2. В меню Действия выберите команду Ответить или Ответить всем.
3. Введите примечание в текстовом поле сообщения.
4. Нажмите кнопку «Отправить».

Возвращение прав владельца отклоненной задачи

1. Откройте сообщение, содержащее отклоненное поручение.
2. Выберите в меню Действия команду Вернуться к списку задач.

Отслеживание хода выполнения и сведений для выставления счетов

1. Пересылка задачи для отслеживания другими пользователями.
2. Откройте задачу, которую требуется отправить.
3. Выберите в меню Действия команду Переслать.
4. Введите имена адресатов в полях «Кому» и «Копия».
5. Если это необходимо, введите сообщение в текстовом поле задачи.
6. Чтобы отправить копии нескольких задач, перетащите дополнительные задачи из списка задач на текстовое поле пересылаемой задачи.
7. Нажмите кнопку «Отправить».

Отслеживание назначенных задач

• Автоматическое сохранение копий порученных вами задач и получение отчетов о состоянии
  1. Выберите в меню Сервис команду Параметры.
  2. Нажмите кнопку «Параметры задачи».
  3. Установите флажок Хранить обновленные копии порученных задач в списке задач.
  4. Установите флажок Отправлять отчеты после выполнения порученных задач.
• Просмотр задач, порученных вами другим пользователям
  1. Нажмите кнопку «Задачи».
  2. В меню Вид последовательно выберите команды Упорядочить по, Текущее представление, а затем – команду Назначение.
• Просмотр списка пользователей, хранящих обновляемые копии порученной задачи
  1. Откройте порученную задачу, для которой необходимо просмотреть список обновлений.
  2. На вкладке Подробно прочитайте имена в списке Обновить для.

Запись расстояния, организации и прочих сведений об оплате для задачи

1. Откройте задачу, для которой записываются сведения об оплате.
2. Перейдите на вкладку Подробно.
3. Введите необходимые сведения в полях «Объем работ», «Расстояние», «Расходы и Организации».

Повторяющиеся задачи

Только владелец задачи может преобразовать ее в повторяющуюся.

1. Откройте задачу, которую требуется сделать повторяющейся.
2. Выберите частоту повторения задачи (Ежедневно, Еженедельно, Ежемесячно, Ежегодно).
3. Чтобы задать дни и время повторения задачи, выполните одно из следующих действий:
   • повторение задачи через равные интервалы – Выберите любые параметры в правой части группы «Повторять», кроме значения Ставить новую задачу через;
   • повторение задачи на основе даты завершения – Установите переключатель Ставить новую задачу через и введите в поле интервал повторения.
4. Выберите даты начала и окончания задачи.

Повторяющиеся задачи отображаются в списке задач по одной. После выполнения одной копии такой задачи в списке появляется следующая копия.

Пропуск одного вхождения повторяющейся задачи

1. В списке задач откройте повторяющуюся задачу, которую необходимо пропустить.
2. Выберите в меню Действия команду Пропустить. Если повторяющаяся задача заканчивается после определенного числа вхождений, пропущенная задача будет учтена как одно вхождение.

Отмена повторения задачи

1. Откройте задачу, повторение которой требуется отменить.
2. В меню Действия выберите команду Повторение.
3. Нажмите кнопку «Удалить повторение».

06.04.2015